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如何一周干完别人一个月才能干完的活?

5月前111837

对于如何在更短的时间内完成更多工作,并没有一个单一的最佳方法,但是你可以通过遵循一套有效的习惯和工作系统来做到这一点。

在更短的时间内完成更多的工作,意味着你要知道该做什么、什么时候做以及如何在尽可能短的时间内完成工作,从而最大限度地利用你每天有限的时间。它意味着选择与你的工作目标战略性地一致的任务。它的关键是输入和输出的比率。

  你要做的所有事情真的都非常紧急吗?

你今天能做的能让你在最短时间内接近你的工作目标的最重要事情是什么?想象一下选择做紧急但不重要的任务、而非专注于真正重要的任务的后果是什么。

掌握时间的秘诀是系统地专注于重要的事情,而不是紧急的事情。紧急会扼杀效率和生产力。紧急但不重要的任务是让人分心的是主要因素。

1954年,美国前总统艾森豪威尔曾这样说过:“我面临的问题只有两种:紧急的问题和重要的问题。紧急的问题不重要,重要的问题从来都不紧急。”

对许多人来说,把重要的任务和紧急的任务分开都是一个大问题。紧急的事不重要,重要的事也从来都不紧急。紧急任务使我们处于不断回复的状态。他们都是让人分心的干扰因素。重要的工作是我们已经计划好的任务,这些任务有助于推动目标的实现。

我们的大脑很容易被紧急的事情所吸引,所以我们通常会选择“客观上更糟糕的选项而不是更好的(重要的)选项。

为了让时间最大化、做更专注的工作,你需要不断质疑你的选择,并培养这样一种能力:谨防被外界纷繁而至的紧急要求砸得晕头转向。

当一项并非在你计划列表上的任务突然落到你身上时,要问自己这样一个问题:“这项任务真的重要吗?”

然后不仅要考虑如何处理它,还要考虑什么时候才是处理它的最佳时机。

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  你的任务列表上都有哪些任务?

当你每天试图处理太多的任务时,你就会不知所措,能完成的任务和达成的目标也就越少。当每件事都很重要的时候,你会被诱惑同时处理多个优先事项,而你的效率在这个过程中会受到影响。

对任务的优先级进行排序是非常有益和必要的。早上是一个人在一天中思维最活跃的时候,所以可以将最重要的事情作为早晨要做第一件事。

当你要做的事情太多的时候,后退一步,认清自己的匆忙心态及其后果。不要急着同时完成这些事情,要先问问自己:“这件事真的重要吗?”然后不仅要考虑如何处理它,还要考虑什么时候才是处理它的最佳时机。

最终,目标应该是不断质疑你的选择,并培养出这样一种能力:识别那些只会让你从真正重要的工作中分心的任务的能力。

停止在让你分心的事情上浪费时间

消息通知、噪音、社交媒体、有人敲你的门、时不时查看电子邮件等,所有这些都会打断你的心流状态。

它们会扰乱你的注意力,让你不得不重新开始。

当你的注意力从一项工作任务中转移到其它地方之后,你需要花很长时间(通常需要25分钟左右的时间)才能适应并重新回归到这项工作任务中。

当你把时间浪费在让你分心的事情上时,你的生命将会不断缩减。

成功人士会确定工作的优先级,他们会专注于真正重要的工作。为了完成真正重要的任务,他们会切断与其他事情的联系。

小心那些伪装成工作的容易浪费你时间的事情;当你应该专注于你的高价值工作时,却在与同事进行过长时间的讨论,召开过长时间的会议,把别人的工作当作紧急事件来处理。

控制好你的时间,并开始合理分配你的时间。你可以从回顾你的日程安排开始。花一段时间来持续跟踪你每天的工作安排,从而弄清楚你的时间具体都花在哪里了。会议、电话、电子邮件、通知、闲聊以及其他许多让你分心的事情都在不断分散你的注意力。

做好每天的时间安排,提前安排好一切。制定一个计划,知道每天发生了什么。这能帮你弄清楚你是如何利用时间的。注意你的时间都浪费在哪里了,然后整理你的日程安排。

  停止忙碌地工作

忙碌并不一定意味着高效。繁忙的工作让你感觉自己在工作过程中行动迅速、效率很高。但在实际效果上并非如此。

如果你花点时间衡量你的工作,你会惊讶于你做的真正有价值的工作是多么少。

BBC的奥利弗·伯克曼曾这样写道:“当你很忙的时候,你更有可能做出糟糕的时间管理选择:承担一些你无法承担的责任,或者把琐碎的事情排在重要的事情之前。这样一来,一个恶性循环开始了:你的忙碌感让你比以前更忙。”

如果你以回复邮件开始你的一天。你可能会陷入回答问题、回复每封电子邮件、推动他人行动的过程中。要以一种积极主动的模式对待邮件。不要陷入被动模式中。

《火花:如何引导自己和他人取得更大的成功》一书的作者安吉•摩根曾这样说道:“我们大多数人对于忙碌都没有问题,但我们经常忙于错误的事情。”你可以将每天朝九晚五的时间都用于发邮件,但这并不能推动你实现目标,也不能让你朝着更长远、更大的目标前进。当人们说:“我很忙”时,实际的意思是:“我是一个糟糕的计划者。”或者:“我不知道如何进行工作的优先级排序或委派授权。”

从众多工作中做出艰难的选择,确定你而言优先级最高的那项工作,并优先处理这项工作,而不是处理紧急任务。

你的时间是有限的。什么都做并不是明智的做法。

  一个简单的系统可以改变你的工作方式

在头一天晚上,针对你在接下来的一天想要实现的目标,制定一个明确的规划。把这个目标形象化,并把它写进你的日程表里,可以让这个目标在每天早上一开始时就能更自然地发生,而不会浪费时间。

今天计划明天是一个非常有益的强大习惯,它能够改变每一天。这是一个可以完全改变你工作方式的系统

在一天结束之前,确定并写下你明天需要采取的能帮助你更接近你的工作目标的行动。

每天早上开始工作后,集中精力争取在中午前就完成你昨晚列的行动清单。

按这个方法去改善和不断重复,日复一日,月复一月,年复一年。

如果养成了这个习惯,你的效率将会得到成倍提升。

  采用1-3-5方法来创建和管理你每天的行动清单:

在任何一天中,假设你只能完成一件大事、三件中等的事情和五件小事,然后把你的待办事项清单缩小为这九件事。这意味着你每天的日程表将包含以下内容:

一项非常重要的任务。

三项中等重要的任务。

五项小任务。

每天的优先级列表为你提供了一个很好的路线图,这样你就不会感到不知所措,也不用浪费时间去思考需要做什么。

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